Informe de comercialización para la promotora: qué debe llevar y cómo montarlo sin perder el lunes

El lunes que se come dos horas de trabajo real

Cada semana el ciclo es el mismo: abres el Excel del lunes anterior, actualizas visitas, llamadas, reservas y desistimientos, cambias el color de alguna celda y se lo mandas al promotor antes de las diez. Si tienes suerte, tardas 90 minutos. Si has tenido una semana movida, tardas el doble porque los datos están repartidos entre el CRM, el WhatsApp y la cabeza del comercial que llevó la visita del jueves.

El problema no es el Excel. El problema es que ese informe es el único documento formal que tiene la promotora para saber si la comercialización va bien o va mal, y si lo construyes a mano con datos dispersos, el margen de error es alto y el tiempo invertido no genera ningún valor añadido. Mientras montas la tabla, no estás vendiendo.

Por qué el informe de comercialización suele estar incompleto

La causa de fondo no es la falta de datos: es que los datos viven en sitios distintos y nadie los consolida en tiempo real. Las visitas están en la agenda, las llamadas en el móvil del comercial, las objeciones en el cuaderno o en la memoria, y el estado de cada unidad en un Excel compartido que alguien actualizó el miércoles por la tarde.

El resultado es un informe que refleja lo que alguien recuerda, no lo que ocurrió. Y cuando la promotora pregunta «¿por qué no se ha vendido el ático B?», la respuesta honesta suele ser «hubo tres interesados pero no lo tengo documentado».

Qué debe llevar un informe de comercialización para la promotora

Un informe útil no necesita ser bonito. Necesita responder cuatro preguntas en menos de dos minutos de lectura:

1. Estado del stock

• Unidades disponibles, reservadas y vendidas, desglosadas por tipología (1D, 2D, 3D, áticos, bajos).
• Precio medio de cierre frente al precio de lista. Si estás cerrando con descuento sistemático, la promotora lo tiene que saber cuanto antes.
• Ritmo de absorción: unidades vendidas por semana o por mes. Con ese dato, la promotora puede proyectar cuándo agota el stock y cuándo necesita liquidez.

2. Actividad comercial del periodo

• Número de leads recibidos y canal de origen (portal, cartel, referido, web propia).
• Visitas realizadas y ratio de conversión visita-reserva. Si recibes 20 visitas y cierras una reserva, algo falla en el proceso o en el precio.
• Llamadas atendidas y llamadas perdidas. Una llamada perdida en obra nueva puede ser una venta perdida de 200.000 €. No es un dato menor.

3. Objeciones y motivos de descarte

Este bloque es el más valioso y el más ignorado. Si cinco personas han descartado la promoción porque el garaje no está incluido en el precio, eso es información de producto que la promotora puede actuar. Si lo omites, el problema se repite.

• Motivos de no-compra más frecuentes (precio, financiación, orientación, plazo de entrega).
• Unidades con más de dos visitas sin cierre: qué frena esa venta concreta.

4. Previsión de la semana siguiente

• Visitas confirmadas y leads en seguimiento activo.
• Reservas en proceso de formalización (señal pendiente, documentación en curso).
• Cualquier incidencia que pueda afectar al ritmo: feria sectorial, festivo local, cambio de condiciones bancarias.

Cómo montarlo hoy, aunque sea a mano

Si no tienes herramienta, el atajo más rápido es una plantilla fija en Google Sheets con las cuatro secciones anteriores. Cada comercial rellena su parte antes del viernes a las 18:00, tú consolidas el sábado en diez minutos y el lunes por la mañana solo revisas y envías.

El truco está en no pedir narrativa: solo números y listas cortas. Un campo de texto libre en el informe es una invitación a escribir dos párrafos que nadie leerá. Casillas, desplegables y números: el promotor quiere datos, no redacción.

Para las objeciones, un campo con cinco opciones predefinidas y un campo de texto opcional es suficiente. En un mes tendrás un patrón claro sin haber analizado nada a mano.

Qué cambia cuando el informe lo genera un programa

El Excel manual tiene un techo: depende de que alguien lo rellene bien y a tiempo. Cuando un lead llama fuera de horario y nadie coge el teléfono, esa interacción no existe en el informe. Cuando un comercial olvida registrar una visita, el ratio de conversión está mal calculado. Son errores silenciosos que distorsionan las decisiones.

Un sistema que registra automáticamente cada llamada —hora, duración, resultado, motivo de descarte si lo hay— elimina ese margen de error. El informe deja de ser una reconstrucción del pasado y se convierte en un reflejo fiel de lo que ocurrió. La promotora puede leerlo con confianza, no con reservas.

Además, el tiempo cambia de sitio. En lugar de 90 minutos montando la tabla, esos 90 minutos van a preparar las visitas de la semana siguiente. No es un detalle menor cuando el equipo es de dos o tres personas.

phoneIA registra cada llamada entrante y saliente, etiqueta el resultado y lo vuelca en el cuadro de mando de la promoción. El lunes por la mañana el informe ya está generado. Si quieres ver cómo funciona aplicado a obra nueva, aquí tienes el informe al promotor.